Паспорт проекта БП. Особенности. На что обратить внимание.

Паспорт проекта БП. Особенности.

На что обратить внимание.

Современный мир – это сумасшедший поток информации, бешеный ритм, и, как следствие, постоянная нехватка времени. Как результат - высокая конкурентная среда на рынке, колебания курса валюты и спроса клиентов. Чтобы быть конкурентными в таких условиях компаниям, оказывающим свои услуги или производящим товары потребления, необходимо заниматься тремя основными вещами:

1.  снижением себестоимости;

2.  повышением качества продукции;

3.  развитием новых продуктов и технологий.

Каждое из направлений – это длительная постоянная работа, которая требует и временных, и человеческих, и финансовых ресурсов. Как грамотно выстроить работу по всем направлениям, чтобы уверенно чувствовать себя на рынке? В этом Вам поможет внедрение инструментов Бережливого производства и реализация проектов по повышению операционной эффективности.

Бережливое производство – это концепция, в основе которой лежит процесс выявления и устранения потерь, вовлечение каждого сотрудника в процесс улучшений и ориентация на конечного потребителя. Проект по повышению операционной  эффективности-  это проект, направленный на оптимизацию повторяющегося процесса и решение существующих проблем с применением инструментов бережливого производства.

  На успех реализации проекта могут влиять многие факторы и условия, но в первую очередь необходима заинтересованность высшего руководства. Четкое решение руководителя позволит не отклоняться от выбранного курса и идти к намеченной цели.  Также необходимо сформировать единое информационное поле, создать атмосферу, где все будут разговаривать на одном языке – для этого потребуется запланировать и провести обучение, посвященное инструментам бережливого производства. Если среди руководства, а также среди их непосредственных подчиненных, производственного персонала и администрации есть те, кто не имеет соответствующей подготовки, включите их в учебный процесс. Это позволит сотрудникам положительно отнестись к тем изменениям, которые предвидятся, а топ-менеджерам нужно будет оказывать необходимый уровень поддержки тем, кто будет реализовывать предлагаемые решения.

Проект по бережливому производству начинается с выбора насущной проблемы, препятствующей повышению эффективности. Необходимо определить приоритетную проблему с точки зрения ее влияния на бизнес-цели предприятия (или KPI). Одна проблема - один проект – это важное правило, которое не стоит нарушать, иначе это может привести к тому, что усилия окажутся не сфокусированы, а итоговые цели не достигнуты.

 Половина успеха проекта закладывается на этапе его запуска. Вам необходимо определить проблему, над которой вы будете работать, поставить цель, тщательно продумать реализуемые задачи - все это вы делаете в момент, когда заполняете паспорт проекта (паспорт объекта).  От того, насколько корректно и тщательно вы продумаете и заполните паспорт проекта, зависит и результат, к которому вы придете.

Что такое паспорт проекта?

 

Паспорт проекта - документ, в котором отражена значимая информация о выбранном проекте по улучшению – проблемы, связанные с темой проекта, цели, ожидаемые выгоды, спонсор проекта, состав команды (рабочей группы), границы проекта, возможные риски.

В заголовке паспорта проекта по улучшению формулируется название или тема проекта, которая отражает конкретный процесс, взятый для улучшения, и наименование компании, в которой будет реализовываться проект.

В самом паспорте проекта содержится несколько блоков: описание проблемы/возможности, управление проектом, цели и задачи проекта, границы проекта, ожидаемые выгоды от реализации проекта, основные риски проекта, показатели, критичные для качества, высокоуровневый план проекта. Давайте рассмотрим каждый блок поподробнее:

 Блок 1: Описание проблемы/возможности

В данном разделе указываются основные проблемы, которые послужили основанием для выбора проекта.

              Описание проблемы должно отвечать на вопрос, что происходит, когда и где возникла проблема, ее масштаб. Определите тот процесс, в котором данная проблема возникла. Соберите статистические данные, подтверждающие наличие проблемы и/или потенциала для улучшения выбранного процесса. Правильное обоснование проекта поможет сформулировать правильные цели проекта и снизить количество вопросов при защите паспорта проекта.

   

Блок 2: Цели и задачи проекта

Мы склонны не всегда четко формулировать цель, к которой хотим прийти, и потом можем сталкиваться с ситуациями недопонимания, неясности, недостижения конечного результата. Для того, чтобы цель была понятна и ясна, ее формулировка должна соответствовать определенным критериям. SMARTER – это аббревиатура, которая состоит первых букв этих самых критериев.

Согласно критериям SMARTER, цель должна быть:  

 S  (Specific) - Конкретная. Цель должна быть ясная, в ее формулировке не должно быть слов, которые могут иметь двойную трактовку или разные интерпретации;

 M (Measurable) – Измеримая. Чтобы соответствовать этому критерию, у цели должно быть четкое числовое обозначение - %, количество, уровень нужного показателя (его снижение или увеличение).  

 A (Achievable) - Достижимая. Цель должна быть одновременно и достижима, и амбициозна, и пройти проверку на здравый смысл.

 R (Relevant) – Значимая. Цель должна быть согласована с основными целями компании и планами, влиять на стратегические цели, достижение общего успеха.

  T (Timebound) - Определенная во времени. Должен быть установлен конечный срок, а также точки промежуточного контроля, на которых производится оценка, на сколько вы близки к достижению цели.

 E (Exciting) - Вдохновляющая и мотивирующая - как для компании, так и для конкретного сотрудника.

R (Recorded) – Записанная. Цель нужно зафиксировать, иначе путь к ней окажется игрой в глухие телефоны.

Цели не должны содержать мероприятий, так как мероприятия – это уже способы достижения целей.

                   Задачи проекта – действия, которые необходимо совершить для того, чтобы достичь цели проекта. 

 

 

Блок 3: Ожидаемые выгоды от реализации проекта

В это блоке нам необходимо рассчитать предполагаемый экономический эффект, где доходы – это дополнительные продажи продуктов/услуг, экономия затрат в действующем бизнес-процессе, а расходы – это возможные затраты на внедрение некоторых решений (покупка нового оборудования, увеличение и обучение штата и т.д.), материальное вознаграждение рабочей группе. Можно ограничить максимум затрат на старте проекта.

 

Блок 4: Управление проектом.

В процессе реализации проекта есть определенные роли, каждая из которых выполняет те или иные функции. Это позволяет четко разграничивать зоны ответственности и функционал участников проекта. Какие в проекте могут быть роли?

Спонсор: должностное лицо (руководитель организации), в интересах которого осуществляется реализация проекта или потребитель результата проекта. Утверждает паспорт проекта, план мероприятий по его реализации, предоставляет ресурсы и решает вопросы, выходящие за рамки полномочий владельца проекта, принимает результаты проекта.

Владелец проекта: должностное лицо, отвечающее за оперативное управление проектом и достижение его целей, соблюдение сроков реализации проекта, своевременное и объективное информирование спонсора процесса о ходе проекта, а также формирование отчетности по результатам реализации проекта в целом и на отдельных этапах его реализации.

Методолог проекта: осуществляет методологическую поддержку, использует лучшие практики, проводит обучение сотрудников.

Команда проекта: группа инициативных сотрудников организации, которая создается из представителей всех подразделений, задействованных в процессе. Команда выполняет деятельность по планированию, реализации и достижению целей проекта по улучшению. Команда проекта утверждается приказом генерального директора, создается по каждому проекту отдельно и включает в себя 3 – 9 специалистов. В проект могут быть привлечены лица для выполнения отдельных разовых работ. В этом случае их не требуется указывать в команде на этапе проработки паспорта проекта.

 

 

Блок 5: Границы проекта

В данном блоке указываются те подразделения или вид деятельности, которые входят и не входят в границы рассмотрения.  Например, производство от заготовки до готовой продукции входит в рамки проекта, а закупка сырья не входит.

 

 

Блок 6: Основные риски проекта

Риски - условия или события, которые могут оказать влияние на результат проекта. Риски проекта определяются как потенциально неблагоприятные влияния, влекущие за собой потери и убытки.

 

Отдельно в паспорте проекта необходимо указать дату начала и завершения проекта. В среднем проект длится полгода, однако сроки могут устанавливаться и другие в зависимости от специфики проекта, решаемой проблемы и других факторов.

При заполнении паспорта проекта вы формируете задел относительно всего процесса – при проведении всех запланированных мероприятий вы руководствуетесь именно этим документом. Как говорил Эдвард Деминг «Если грамотно создать и организовать первые 15% любого процесса, то остальные 85% последуют легко, без особых усилий и затрат».

Мы уверены, что у Вас все получится!