Канбанный лайфхак от офис-менеджера

Во время моей работы в офисе крупной компании в должности офис-менеджера я отвечала за снабжение одного этажа продуктами питания для сотрудников и гостей офиса. Продукты, которые расходуются в больших количествах, такие, как чай, кофе, печенье, соки и сливки заказывались от случая к случаю без установленного графика. Если секретарь замечал, что закончились какие-либо продукты, эта информация передавалась начальнику секретариата и делался заказ необходимых продуктов на ближайшее время. Естественно, такая система, а вернее, ее отсутствие часто приводило к неприятным ситуациям. Неожиданный приезд гостей или совещание высшего руководства, а в запасах пусто. Приходилось бегать по корпусам в поисках последней пачки сливок и печенья. 

Начав работать в Центре "Кайдзэн",  я впервые столкнулась с налаженной системой управления запасами продуктов питания для офиса при помощи карточек канбан. Как оказалось, систему канбан можно успешно использовать не только в области логистики и производства предприятия, но и в офисном быту, если применить креатив и фантазию.

Мне больше не приходится “угадывать”, сколько нужно заказать чая или кофе в этом месяце, или сталкиваться с отсутствием необходимых продуктов в самый неподходящий момент. Решение этой проблемы оказалось таким  простым и легко исполнимым  на практике, что одинаково может быть применено  в любом офисе - от небольшого ИП до крупного холдинга. 

Для начала  понадобится список продуктов, которые регулярно закупаются и расходуются в офисе. Как правило, это чай, кофе, сахар, сливки, расходные материалы - салфетки, губки для мытья посуды и моющие средства и т.п. Для каждого продукта создается индивидуальная карточка с визуализацией. Можно распечатать карточки на цветном принтере и заламинировать, а для большего удобства можно изготовить их в виде магнитов на холодильник:

Также понадобятся три карточки для обозначения столбцов: много, мало, купить. Теперь закрепляем карточки на видном месте, например, на холодильнике. Карточки, в столбце “много”, отображают, что продукты в наличии в необходимом количестве и не нуждаются в покупке. По мере использования продуктов, когда запас близится к концу, карточка перемещается в столбец “мало”:

Таким образом появляется представление, что необходимо включить в будущий список покупок.

Ну и последний столбец “купить” - в него перемещаются карточки продуктов, которые закончились. По мере пополнения запасов карточки перемещаются обратно в столбец “много”.

Таким образом, наглядно видна ситуация с продуктовыми и хозяйственными запасами в офисе. Продукты закупаются в необходимых количествах и в необходимое время. Таким образом с помощью системы карточек канбан можно просто и без особых затрат визуализировать и контролировать продуктовые запасы для офиса, а также сократить время, потраченное на пополнение ассортимента. 

Автор статьи:  офис-менеджер  Дарья Шарунец