Офисная фабрика процессов

 Бережливый офис: особенности внедрения инструментов Lean

Административно-управленческие процессы, по-другому офисные,  встречаются в каждой компании: вы добываете полезные ископаемые, штампуете детали машин, продаете автомобили или оформляете страховку.

Офисные процессы важны и в органах власти, и на заводе по производству ракетных двигателей. От того, насколько слаженно организована работа в офисе, зависят сроки и качество выполнения работы или оказания услуг, а значит, и достижение целей компании.

В системе бережливого производства проблемы, с которыми сталкиваются руководители и сотрудники, называют потерями. Потери – это действия, потребляющие ресурсы, но не создающие ценности с точки зрения клиента.

Потери, с которыми сталкиваемся на производстве, как правило, определить не составляет труда. Выявить их в офисных процессах сложнее. Для улучшения офисного процесса важно уметь выявлять и устранять следующие виды потерь:

•  Перепроизводство – лишние документы, инструкции, отчеты, копии, презентации.

• Транспортировка —ненужная переписка, скачивание, восстановление, сохранение и передача файлов и документов.

• Лишняя работа – повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов, многочисленные согласования и утверждения документов, предварительные сверки результатов или проверки отчетов.

• Ожидание – бессмысленные звонки, письма по электронной почте, данные для отчетов, занятый принтер или МФУ, а также ожидание опоздавших на совещания.

• Запасы – лишние документы, незавершенные проекты, годовые запасы канцелярии.

•  Лишние движения – это нерациональные действия сотрудника: поиск последнего квартального отчета в сети компании или ежечасные «пробежки» до шкафа с документами  в дальнем конце кабинета.

• Брак – ошибки в документах, презентациях или докладах, утерянные данные и проекты.

Потери в офисных процессах приводят к тому, что 25% финансовых ресурсов предприятия тратятся впустую, при этом ценность итогового продукта не увеличивается. Потери не только уменьшают прибыль, но и демотивируют сотрудников.

Как часто в офисе происходят простои: то принтер занят, то регламент не могут в срок согласовать, то сотрудники отсутствуют на своих местах или кофе-брэйки затягиваются по времени. Целыми днями создавать видимость активных офисных будней не менее утомительно, чем ударно трудиться. 

Грамотная организация производственного процесса переведет работников от системы «от звонка до звонка» к «работе на результат». Сотрудникам станет интересно работать, они почувствуют, что приносят пользу. Вовлеченность сотрудников, заинтересованность в  результате  положительно скажется на достижении тактических и  стратегических целей компании. 

Если исключить лишние и нерациональные действия, на рабочем месте навести порядок, выработать и следовать четкому  плану выполнения задач, то компания выйдет на новый уровень. При исключении офисных потерь производительность труда увеличивается на 20-90%. На 30% сокращается время производственного цикла. И до 85% уменьшается время простоя оборудования.

Как правильно организовать производственный процесс в офисе? Даже если руководитель знает об инструментах бережливого производства, то ему необходимо донести информацию до работников так, чтобы они воспринимали эти инструменты как полезные и необходимые .

Если работник получит теоретические знания и сам отработает их на практике, то гораздо выше вероятность, что нововведения войдут в повседневную жизнь компании. Для этого подойдет тренинг сотрудников. Совместное обучение поможет обеспечить их одинаковой базой знаний, а также способствует сплочению команды, улучшению коммуникаций внутри нее. На офисной фабрике процессов научат устранять потери.

Главное в превращении офиса в бережливый – вовлечение в процесс всех работников компании. Это не должно быть принудительно, предложения линейных сотрудников необходимо собирать, обсуждать, рассматривать и анализировать. Работники понимают, как эффективно и удобно выполнять задачи. Ведь именно они занимаются этим ежедневно. А чтобы им помочь, необходимо использовать инструменты бережливого производства, а для этого познакомить с ними сотрудников и убедить в полезности применения.

Офисная фабрика процессов – это интерактивный учебный комплекс для практической отработки инструментов бережливого производства в офисных процессах. Занятия здесь построены на практике, ведь доказано, что эмпирический опыт гораздо лучше запоминается.

Фабрика процессов представляет собой три зоны:

• Учебная зона состоит из рабочих столов, проектора, флипчартов для командной работы и прохождения теоретических модулей. В бизнес-симуляции игровые раунды чередуются с изучением основных инструментах бережливого производства, которые затем отрабатываются в ходе игры.

• Офис включает в себя 16 рабочих мобильных офисных рабочих мест, по сути «трансформеров», укомплектованных ноутбуками с внутренним чатом и программным обеспечением, принтерами, канцелярскими принадлежностями. Все это позволяет смоделировать административно-управленческий процесс «как есть». Конструктив мобильных рабочих мест позволяет смоделировать пространство и обустройство офиса по-новому, чтобы показать «как будет».

• Информационный центр представляет собой магнитно-маркерные стенды с визуализацией по методологии DMAIC и инструментов бережливого производства. В инфоцентре участники тренинга активно работают: заполняют паспорт проекта улучшения процесса, разрабатывают карты потоков создания ценностей текущего и целевого состояний, строят аналитические диаграммы, фиксируют показатели процесса, формируют перечень проблем и план по достижению целевых показателей.

Во время тренинга сотрудники компании отрабатывают навыки в организации бережливого офиса (кайдзен-офиса) и рабочих мест по системе 5S, визуального менеджмента, управления проектами улучшений процессов по методологии DMAIC. Для повышения эффективности комбинируются  классические инструменты бережливого производства (например, картирование потоков создания ценности) и новые подходы – ТРИЗ-фасилитация.

Кайдзен-офис предполагает внедрение небольших улучшений микропроцессов усилиями рядовых работников. При этом используется то, чем последние уже обладают, — развернутое понимание ежедневно выполняемых ими процессов.

Рабочее место по системе 5S позволяет обеспечить оптимальные условия для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, экономии времени и энергии. Участники пройдут все этапы организации рабочего пространства – от первоначальной сортировки предметов до создания эргономичного эффективного рабочего места, на котором легко поддерживать порядок.

В основе методологии DMAIC последовательность действий – define (определяй), measure (измеряй), analyze (анализируй), improve (совершенствуй), control (проверяй). Благодаря этим действиям в течение 3-6 месяцев можно улучшить существующие процессы.

Визуальный менеджмент делает процесс прозрачным, понятным каждому участнику, а также позволяет выявить отклонения от целевых показателей.

При помощи картирования потока создания ценности на этапе «Измерение» на основе фактического наблюдения создается визуальная модель, чтобы изобразить материальный и информационный потоки «как есть». Карта текущего состояния помогает выявить «бутылочные горлышки» – узкие места процесса, найти потери и проблемы на каждой операции и понять, какие ресурсы и в каком количестве затрачивают для создания конечного продукта.

На этапе «Анализ» определяются корневые причины выявленных проблем и продумываются мероприятия по их устранению. Затем строится карта потока будущего состояния, модель процесса «как будет», реализуются мероприятия по улучшению и достижению целевых показателей.

Такой подход позволяет уменьшить время выполнения работы, снизить себестоимость создания продукта или предоставления услуги, улучшить взаимодействия в компании и повысить качество работы. Значит, компания сможет удовлетворить запросы своих клиентов, обеспечивая их качественным продуктом или услугами, оказанными точно вовремя.

ТРИЗ-фасилитация помогает решать креативные задачи и находить новые решения для старых проблем, создавать новые продукты и идеи. Все эти инструменты помогут снизить потери, оптимизировать офисные процессы и сделать работу максимально эффективной. При этом на тренинге сотрудники компании «проживают» стадии от осознания проблем в своем процессе (через участие в бизнес-игре) до убеждения в преимуществах такого подхода оптимизации.

Обучение начинается с того, что сотрудники воспроизведут свой обычный рабочий день и проанализируют, где возникают потери. Далее они изучат инструменты бережливого производства в теории. Участники самостоятельно попробуют внедрить их на пилотном раунде, на этом этапе происходит имитация офисной деятельности. Если нужный результат не достигнут, процессы опять анализируются и дорабатываются, пока система организации офисных процессов не дойдет до идеала.

В основе бизнес-симуляции реальный процесс формирования и согласования заявок на предприятии. Как известно, подобные действия отнимают подчас больше всего времени и затягиваются.

Обучение на офисной фабрике процессов длится два дня. Если у сотрудников есть теоретические знания об инструментах бережливого производства, то можно ограничиться одним днем, в течение которого участники в игровом формате бизнес-симуляции переведут теоретические знания в полезные практические навыки. 

Обучение в игровой форме позволило оптимизировать офисные процессы известных компаний – «Лента», «Пермская химическая компания», «Северсталь», «Клиника Нуриевых», «Гознак», «Нордголд» и другие.

Приглашаем принять участие в тренинге на офисной фабрике процессов в центре «Кайдзэн». Наши эксперты помогут проанализировать проблемы, которые возникают именно в вашей компании, устранить потери и  неэффективные действия.