Офисная фабрика процессов

Административно-управленческие процессы, по-другому офисные, встречаются в каждой компании: вы добываете полезные ископаемые, штампуете детали машин, продаете автомобили или оформляете страховку.

Офисные процессы важны и в органах власти, и на заводе по производству ракетных двигателей. От того, насколько слаженно организована работа в офисе, зависят сроки и качество выполнения работы или оказания услуг, а значит, и достижение целей компании.

В системе бережливого производства проблемы, с которыми сталкиваются руководители и сотрудники, называют потерями. Потери – это действия, потребляющие ресурсы, но не создающие ценности с точки зрения клиента.

Потери в системе Бережливого производства

Потери, с которыми сталкиваемся на производстве, как правило, определить не составляет труда. Выявить их в офисных процессах сложнее. Для улучшения офисного процесса важно уметь выявлять и устранять следующие виды потерь:

•  Перепроизводство – лишние документы, инструкции, отчеты, копии, презентации.
• Транспортировка —ненужная переписка, скачивание, восстановление, сохранение и передача файлов и документов.
• Лишняя работа – повторное внесение данных или заполнение похожих отчетов, многочисленные согласования и утверждения документов, предварительные сверки результатов или проверки отчетов.
• Ожидание – бессмысленные звонки, письма по электронной почте, данные для отчетов, занятый принтер или МФУ, а также ожидание опоздавших на совещания.
• Запасы – лишние документы, незавершенные проекты, годовые запасы канцелярии.
•  Лишние движения – это нерациональные действия сотрудника: поиск последнего квартального отчета в сети компании или ежечасные «пробежки» до шкафа с документами  в дальнем конце кабинета.
• Брак – ошибки в документах, презентациях или докладах, утерянные данные и проекты.

Потери в офисных процессах приводят к тому, что 25% финансовых ресурсов предприятия тратятся впустую, при этом ценность итогового продукта не увеличивается. Потери не только уменьшают прибыль, но и демотивируют сотрудников.

Как часто в офисе происходят простои: то принтер занят, то регламент не могут в срок согласовать, то сотрудники отсутствуют на своих местах или кофе-брэйки затягиваются по времени. Целыми днями создавать видимость активных офисных будней не менее утомительно, чем ударно трудиться. 

Как сократить потери

Грамотная организация производственного процесса переведет работников от системы «от звонка до звонка» к «работе на результат». Сотрудникам станет интересно работать, они почувствуют, что приносят пользу. Вовлеченность сотрудников, заинтересованность в  результате  положительно скажется на достижении тактических и  стратегических целей компании. 

Если исключить лишние и нерациональные действия, на рабочем месте навести порядок, выработать и следовать четкому  плану выполнения задач, то компания выйдет на новый уровень. При исключении офисных потерь производительность труда увеличивается на 20-90%. На 30% сокращается время производственного цикла. И до 85% уменьшается время простоя оборудования.

Как правильно организовать производственный процесс в офисе? Даже если руководитель знает об инструментах бережливого производства, то ему необходимо донести информацию до работников так, чтобы они воспринимали эти инструменты как полезные и необходимые .

Если работник получит теоретические знания и сам отработает их на практике, то гораздо выше вероятность, что нововведения войдут в повседневную жизнь компании. Для этого подойдет тренинг сотрудников. Совместное обучение поможет обеспечить их одинаковой базой знаний, а также способствует сплочению команды, улучшению коммуникаций внутри нее. На офисной фабрике процессов научат устранять потери.

Главное в превращении офиса в бережливый – вовлечение в процесс всех работников компании. Это не должно быть принудительно, предложения линейных сотрудников необходимо собирать, обсуждать, рассматривать и анализировать. Работники понимают, как эффективно и удобно выполнять задачи. Ведь именно они занимаются этим ежедневно. А чтобы им помочь, необходимо использовать инструменты бережливого производства, а для этого познакомить с ними сотрудников и убедить в полезности применения.

Офисная фабрика процессов

Офисная фабрика процессов – это интерактивный учебный комплекс для практической отработки инструментов бережливого производства в офисных процессах. Занятия здесь построены на практике, ведь доказано, что эмпирический опыт гораздо лучше запоминается.

Фабрика процессов представляет собой три зоны:

• Учебная зона состоит из рабочих столов, проектора, флипчартов для командной работы и прохождения теоретических модулей. В бизнес-симуляции игровые раунды чередуются с изучением основных инструментах бережливого производства, которые затем отрабатываются в ходе игры.
• Офис включает в себя 16 рабочих мобильных офисных рабочих мест, по сути «трансформеров», укомплектованных ноутбуками с внутренним чатом и программным обеспечением, принтерами, канцелярскими принадлежностями. Все это позволяет смоделировать административно-управленческий процесс «как есть». Конструктив мобильных рабочих мест позволяет смоделировать пространство и обустройство офиса по-новому, чтобы показать «как будет».
• Информационный центр представляет собой магнитно-маркерные стенды с визуализацией по методологии DMAIC и инструментов бережливого производства. В инфоцентре участники тренинга активно работают: заполняют паспорт проекта улучшения процесса, разрабатывают карты потоков создания ценностей текущего и целевого состояний, строят аналитические диаграммы, фиксируют показатели процесса, формируют перечень проблем и план по достижению целевых показателей.

Комбинация классических и новых инструментов

Во время тренинга сотрудники компании отрабатывают навыки в организации бережливого офиса (кайдзэн-офиса) и рабочих мест по системе 5S, визуального менеджмента, управления проектами улучшений процессов по методологии DMAIC. Для повышения эффективности комбинируются классические инструменты бережливого производства (например, картирование потоков создания ценности) и новые подходы – ТРИЗ-фасилитация.

Кайдзэн-офис предполагает внедрение небольших улучшений микропроцессов усилиями рядовых работников. При этом используется то, чем последние уже обладают, — развернутое понимание ежедневно выполняемых ими процессов.

Рабочее место по системе 5S позволяет обеспечить оптимальные условия для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, экономии времени и энергии. Участники пройдут все этапы организации рабочего пространства – от первоначальной сортировки предметов до создания эргономичного эффективного рабочего места, на котором легко поддерживать порядок.

В основе методологии DMAIC последовательность действий – define (определяй), measure (измеряй), analyze (анализируй), improve (совершенствуй), control (проверяй). Благодаря этим действиям в течение 3-6 месяцев можно улучшить существующие процессы.

1. Визуальный менеджмент делает процесс прозрачным, понятным каждому участнику, а также позволяет выявить отклонения от целевых показателей.
2. При помощи картирования потока создания ценности на этапе «Измерение» на основе фактического наблюдения создается визуальная модель, чтобы изобразить материальный и информационный потоки «как есть». Карта текущего состояния помогает выявить «бутылочные горлышки» – узкие места процесса, найти потери и проблемы на каждой операции и понять, какие ресурсы и в каком количестве затрачивают для создания конечного продукта.
3. На этапе «Анализ» определяются корневые причины выявленных проблем и продумываются мероприятия по их устранению.
4. Затем строится карта потока будущего состояния, модель процесса «как будет», реализуются мероприятия по улучшению и достижению целевых показателей.
5. Такой подход позволяет уменьшить время выполнения работы, снизить себестоимость создания продукта или предоставления услуги, улучшить взаимодействия в компании и повысить качество работы. Значит, компания сможет удовлетворить запросы своих клиентов, обеспечивая их качественным продуктом или услугами, оказанными точно вовремя.

ТРИЗ-фасилитация помогает решать креативные задачи и находить новые решения для старых проблем, создавать новые продукты и идеи. Все эти инструменты помогут снизить потери, оптимизировать офисные процессы и сделать работу максимально эффективной. При этом на тренинге сотрудники компании «проживают» стадии от осознания проблем в своем процессе (через участие в бизнес-игре) до убеждения в преимуществах такого подхода оптимизации.

Как вводить комбинацию в офисный процесс

Обучение начинается с того, что сотрудники воспроизведут свой обычный рабочий день и проанализируют, где возникают потери. Далее они изучат инструменты бережливого производства в теории. Участники самостоятельно попробуют внедрить их на пилотном раунде, на этом этапе происходит имитация офисной деятельности. Если нужный результат не достигнут, процессы опять анализируются и дорабатываются, пока система организации офисных процессов не дойдет до идеала.

В основе бизнес-симуляции реальный процесс формирования и согласования заявок на предприятии. Как известно, подобные действия отнимают подчас больше всего времени и затягиваются.

Обучение на офисной фабрике процессов длится два дня. Если у сотрудников есть теоретические знания об инструментах бережливого производства, то можно ограничиться одним днем, в течение которого участники в игровом формате бизнес-симуляции переведут теоретические знания в полезные практические навыки. 

Обучение в игровой форме позволило оптимизировать офисные процессы известных компаний – «Лента», «Пермская химическая компания», «Северсталь», «Клиника Нуриевых», «Гознак», «Нордголд» и другие.

Приглашаем принять участие в тренинге на офисной фабрике процессов в центре «Кайдзэн». Наши эксперты помогут проанализировать проблемы, которые возникают именно в вашей компании, устранить потери и  неэффективные действия.