Center Kaizen > База знаний > Публикации > Как внедрить систему 6S на предприятии

Рабочая среда формирует поведенческие нормы сотрудника, порядок на столе — порядок в голове. Система 6S — это определенный порядок действий по организации эффективных рабочих мест.

Чтобы разобраться в последовательности действий по внедрению системы важно понимать ее смысл и и историю возникновения.

Когда сотрудники компании Тойота изучали передовой опыт разных стран и компаний  по всему миру для отбора и применения методик и технологий для развития своей компании, то в советском союзе они взяли культуру производства и кружки качества.

Основные принципы современной системы 5С зародились в советском союзе в рамках научной-организации труда в 30-х годах и стали основой культуры производства.  Обратимся к определению культуры производства.

Культура производства — это совокупность нормативных требований к технико-экономическому, организационному и эстетическому уровню производства. Достижение современного уровня культуры производства предполагает внедрение прогрессивной техники и и технологии, научной организации труда на каждом рабочем месте и на предприятии в целом, систематическое улучшение условий труда, обеспечение персонала надлежащими бытовыми условиями, повышение профессионального мастерства работающих, соблюдение требований эргономики, технической эстетики, экологии, чистоты и порядка на производстве, создание здорового социально-психологического климата, обеспечивающего высокую организованность, дисциплину трудовую и творческую активность трудящихся.

Сложное, объемное определение, которое содержит важные аспекты отношения работника к рабочему месту и рабочему процессу.

Но для ежедневного применения принципов культуры производства на каждом рабочем месте Тойота трансформировала суть культуры производства в цепочку из пяти шагов. Когда работники выполняют эти шаги, то достигают высокого уровня культуры производства на рабочих местах и в компании в целом. Система получила название  — 5S. Сегодня в учебниках по бережливому производству транслируется информация о системе 5S, как японской системе организации рабочих мест. Но теперь вы знаете истоки ее возникновения.

Название 5S  — это аббревиатура от заглавных букв каждого шага. Как любая система система 5S развивается, и во многих компаниях внедряется 6S. В новую систему добавлен важный аспект – создание безопасного рабочего места.

Система 6S включает в себя последовательность действий: сортировку, систематизацию, содержание в чистоте, стандартизацию, самодисциплину, создание безопасных рабочих мест. Интерес к системе 6S всегда высокий, потому что она позволяет создать чистые, эргономичные, безопасные рабочие места.

Система позволяет устранить такие потери как поиск документов, инструментов, информации и человека. Благодаря ей устраняются ненужные действия, все сотрудники вовлекаются в процесс улучшения.

Подготовка

Важные составляющие реализации системы 6S – вовлеченность руководства и сотрудников компании, проработанные методы внедрения. В первую очередь, необходимо назначить ответственных и определить их полномочия.

Далее нужно определить территорию для внедрения 6S в зависимости от размера и возможностей компаний. Начинать лучше с рабочих мест руководителей компании, руководитель — всегда пример для подражания, основных производственных  подразделений, и отделов, работающих с клиентами. Со временем включаем в периметр внедрения 6S  все остальные подразделения.

Необходимо тщательно проработать и утвердить программу внедрения 6S на всем предприятии, продумать методологию – разработать проект положения по 6S, стандарты эталонных рабочих мест, чек-листы для диагностики. Также нужно определить количество и типы рабочих мест и эталонные рабочие места, на которых в первую очередь будет внедрена система 6S. определить периодичность аудитов и составить блок-схему.

Эта схема определяет кто, когда и с какой периодичностью проводит аудиты, какие документы заполняет и куда их отправляет. Блок-схема наглядно показывает формирование результатов аудитов и места их размещения. При проведении аудитов проводится трехуровневый контроль: ежедневно линейным руководителем, еженедельно руководителем среднего звена, ежемесячно ответственными по 6S и летучий контроль первыми лицами компании (примерно раз в квартал).

Информационный центр, где размещается вся оперативная информация по целевым показателям в компании и проводятся оперативные совещания – одно из средств коммуникации с сотрудниками. Необходимо в инфоцентрах создать сеть информационных стендов, где будут размещаться не только результаты аудитов, но и отчеты об их проведении, методические материалы, кейсы. Рекомендуем проводить конкурсы на лучшее рабочее место, лучшее подразделение и лучший филиал. Соревновательный момент мотивирует сотрудников достигать лучшего результата. Информация о победителях также размещается на стендах.

Как внедрять в подразделении?

Определяем ответственных по 6S в подразделениях и формируем рабочие группы по внедрению системы в конкретных отделах.  Этих сотрудников необходимо обучить, желательно и в теории, и на практике: дать информацию о предполагаемых действиях и предложить попробовать на конкретных рабочих местах — создать эталонные рабочие места.

В подразделении определяются все рабочие места, закрепляется персональная ответственность за каждое рабочее место,  причем не должно быть «белых пятен». Например, если на производстве два станка, то проход между ними нужно обязательно отнести к тому или иному рабочему месту, чтобы вся рабочая зона была закреплена за сотрудниками.

С помощью предварительно разработанных чек-листов необходимо провести первичную диагностику рабочих мест. Нужно определить отправную точку, состояние рабочих зон до внедрения улучшений.

После первой диагностики станет понятно, требуют ли доработок чек-листы или другие методические документы. А также аудиты выявят точки приложения усилий для организации рационального и эргономичного рабочего места.

Далее обучаем всех линейных сотрудников в подразделении, в соответствии с планом внедрения. Сотрудники должны понимать, зачем улучшать рабочее места и рабочие пространства, что предстоит сделать, что получится в итоге и что необходимо предпринять каждому работнику. Важно доводить до людей информацию о происходящем, говорить о том, как работает компания сейчас и к чему стремится.

Затем улучшаются эталонные рабочие места, а далее по план-графику масштабируем на остальные. В процессе этой работы сотрудники дают обратную связь рабочей группе  по методологии по проектам стандартов рабочих мест, чек-листам. Стандарты должны быть конкретными и понятными, соответствовать специфике подразделения и конкретного рабочего места.

Что делаем на каждом этапе?

Первый шаг внедрения системы 6S – сортировка. Нужно убрать с рабочего места все ненужное, а оставить только необходимые предметы в необходимом количестве. Во время сортировки нужно проверить входные зоны, колонны, подсобки, туалеты, душевые, столовые, коридоры и другие территории.

Основные принципы сортировки предметов:

·         Если предмет используется часто (ежечасно, ежедневно, еженедельно), то его нужно оставить на рабочем столе;

·         Если предмет используется редко (ежемесячно, по мере надобности, под редкий заказ), то его необходимо отправить на склад;

·         Если предмет не используется (не нужен, но жалко выбросить), то он переносится в зону карантина, а потом либо перемещается на другое рабочее место, либо утилизируется.

Не стоит забывать предварительно проработать правила работы с зоной карантина: кто, когда, по каким причинам имеет право перенести туда предмет. Такие перемещения стоит согласовывать с материально-ответственными лицами и  передавать предметы в соответствии с бухгалтерским учетом.

Встречали у сотрудников в вашей компании такой рабочий стол? Может он очень похож на ваш? Если да, то это первый сигнал к тому, что требуется сортировка не только физического рабочего места но и компьютерного тоже.

Сортируем также информацию, документы в информационных сетях и на серверах компании. Количество информации с каждым годом увеличивается в геометрической прогрессии, поэтому потери при поиске нужного документа приводят к потерям и на прямом производстве. Нужно четко проработать правила по работе с информационными файлами – имена, места размещения, методы хранения и перемещения, а также распределить и настроить доступы.

Второй шаг – систематизация. Нужно определить место и метод хранения оставшихся после сортировки предметов, достоверно визуализировать эту информацию с помощью подписей, картинок, указателей.

Критерии правильной систематизации:

·         30 секунд на поиск;

·         У каждого предмета есть определенное место;

·         Свободный доступ в одно касание и легкость перемещения.

Третий шаг – содержание в чистоте. Алгоритм поддержания порядка состоит из нескольких действий:

·         Определить объем работ, порядок уборки и осуществить ее;

·         Проверить способы, инвентарь и средства для уборки (они должны подходить для конкретной работы, быть в достаточном количестве и находиться в легком доступе);

·         Определить правила поддержания порядка.

Пример оформления места уборки: размещена фотография ответственного, инвентарь удобно закреплен. Самое важное – пост для уборки мобильный, и его можно передвигать по зонам.

Четвертый шаг – стандартизация. На этом этапе разрабатывается стандарт поддержания порядка, достигнутый при выполнении первых трех шагов. Для этого используем фото идеального состояния рабочего места после реализации трех первых шагов в качестве стандарта.

Пример оформления стандарта содержания рабочего места: фотография рабочего места и  действия, которые сотрудник должен выполнять поддержания порядка и чистоты, их периодичность и время выполнения. Обратите внимание на стандарт производственного рабочего места, здесь указан перечень средств индивидуальной защиты.

Для крупных компаний актуально внедрение системы навигации, чтобы сотрудники тратили минимум времени на поиски необходимого подразделения или специалиста. Если подразделения перемещаются, можно создать магнитное табло, где указатели перемещаются по принципу паззлов. Идеей поделились в НПФ “Пакер” во время визита в эту компанию.

Кроме того, в производственных или складских помещениях выполняется разметка пола. Благодаря этому налаживается кроссфункциональное взаимодействие. Если четко выделяется зона входящей продукции (заготовок), то даже работники из других отделов будут знать, где нужно разгружать продукцию. Им не придется искать ответственного или раздумывать о месте разгрузки.

Пятый шаг – самодисциплина и самосовершенствование. Вырабатывается привычка, позволяющую действовать согласно созданным правилам и поддерживать порядок. Вырабатываем полезную привычку у себя и своих сотрудников. Первые лица компания обязаны поддерживать систему, ведь на них все равняются.

Система 6S не должна быть статичной. По прошествии времени необходимо еще раз оценить рабочие места и подумать, можно ли их организовать еще удобнее.

Шестой шаг – создание безопасных рабочих мест. Каждый сотрудник должен быть вовлечен в этот процесс и ответственно относиться к безопасности своей и окружающих. На этом этапе работника нужно научить работать с рисками, ситуациями «красного флага».

«Красный флаг» характеризуется тем, что непосредственной опасности еще нет, но возникают факторы потенциальной угрозы. Необходимо оценить риски, проанализировать возможные действия по их устранению и принять меры. Нужно четко продумать систему реагирования на риски и их предупреждения.

Зачастую для предупреждения реализации рисков помогает качественная, четкая и понятная визуализация. Пример организации реанимационного поста в компании НПФ “Пакер”: на нем расположены не только медикаменты, но и краткие инструкции к их применению. Аптечка собрана в пакеты по видам травм.

Если система 6S внедрена и действует несколько лет, то следующим шагом может быть внедрение автоматизации с целью снижения трудозатрат при проведении аудитов. Например, на стандарт рабочего места наносится QR-код или штрих-код.

Аудитор при проверке рабочего места по системе 6S считывает код с помощью приложения на смартфоне или планшете и переходит на чек-лист в электронном виде и заполняет его. Все заполненные чек-листы автоматически передаются в систему, обрабатываются, графически выводятся на онлайн-табло в информационных центрах компании или на определенный ресурс, с которого можно распечатать результаты и разместить на стендах, что помогает сэкономить время на обработку и визуализацию результатов, а также быстро и своевременно довести информацию до всех сотрудников компании.

Эффект внедрения системы 6S:

·         Выявить скрытые проблемы;

·         Устранить потери, связанные с хождением, поиском, перемещением (лишними действиями);

·         Создать благоприятное, чистое и безопасное рабочее место;

·         Выстраивать прозрачные и предсказуемые рабочие процессы;

·         Повысить дисциплину, качество выпускаемой продукции и производительность труда.

6S помогает организовать рабочие места так, чтобы люди с удовольствием шли на работу. Но если вы не знаете, с чего начать ее внедрение, то обращайтесь в центр «Кайдзэн». Мы проводим тренинги онлайн, оффлайн и дистанционно, реализуем проекты под задачи конкретной компании в соответствии с национальными задачами. Если вы хотите улучшить производственную систему компании, то наши специалисты вам помогут.

Последние публикации
Ассессмент и развитие компании При обучении и развитии сотрудников компании часто смещают акцент на профессиональные компетенции (hard skills),забывая о том, что если не прокачивать необходимые для данной должности личностные компетенции, то даже при высоком уровне экспертности, сотрудники будут неэффективны при выполнении поставленных задач.
«От эффективных лин-процессов- к идеалам операционной системы» Итоги международной лин-конференции
Наведение порядка и чистоты на рабочих местах. 1968 год. Из далекого 1968 года. Глава из книги «Культура и научная организация труда на рабочем месте», Б.И. Тенета, 1968 год.